En instalaciones de Infinito por Descubrir se realizó la presentación oficial del nuevo sistema de gestión de documentos “GDocs” del Ministerio de Educación con el objetivo de simplificar, optimizar y agilizar los trámites administrativos e información de todas las dependencias.
El sistema de gestión de documentos permite la creación, seguimiento y almacenamiento de toda la documentación recibida y entregada del Ministerio de Educación, posibilita a sus usuarios, internos y externos, la visualización del circuito completo de las notas, expedientes y actuaciones realizadas desde el ingreso, los pases internos y la finalización de trámites.
Este nuevo programa tiene la característica de ser un sistema web con beneficios como el acceso desde cualquier localización geográfica, siempre y cuando se cuente con la debida autorización de usuario y contraseña, conocer la trazabilidad completa y visibilizar la localización de los expedientes ahorrando el tiempo de consulta, además permite también la impresión de los comprobantes de la actividad ejecutada.
La ministra de Educación, Isolda Calsina, habló de la importancia de generar más acciones de desarrollo propio como el GDocs “un sistema creado con los valores y el espíritu de identidad que tenemos”.
Señaló el esfuerzo y la tarea en equipo realizado por el Área de Sistemas, a su vez la actitud de liderazgo de la Jefa de Área, ingeniera Analía Herrera Cogneta.
Este sistema aporta modernas herramientas para el reconocimiento e individualización como códigos QR y de barras, además es accesible remotamente a través de todos los dispositivos móviles o fijos. A partir del procesamiento de las actividades realizadas es posible obtener las estadísticas del tratamiento que reciben los expedientes. (dth.com)
En cuanto a la organización administrativa, el acceso al sistema requiere previamente de la creación de perfiles de usuarios que deberá realizarlo cada jefe de área. Estos perfiles delimitan los permisos de usos y navegación de cada usuario dentro del sistema y a su vez especifica la función que deberán cumplir las diferentes secciones.
De esta manera se optimiza la gestión de trámites evitando, por ejemplo, la sobreproducción de inicios de trámites en simultáneas secciones, una problemática que repercute de manera negativa en la eficacia administrativa de todo el sistema educativo.
La jefa del Área de Sistemas agradeció el apoyo de la Ministra de Educación y la confianza depositada en la tecnología como herramienta aliada para la mejora continua. Con la interpretación de la compleja realidad y su posterior transformación en software “pretendemos instalar una poderosa herramienta para la localización, almacenamiento y consulta de todos los documentos que cada una de las dependencias de este Ministerio generan y reciben” afirmó Analía Herrera Cogneta.
Sistemas como el GDocs almacenan y clasifican enormes cantidades de información permitiendo obtener análisis concretos, rápidos, con calidad y transparentes. Esta acción de renovación se enmarca en la necesidad de adecuar las estructuras administrativas públicas ante el enorme crecimiento evidenciado en los últimos 20 años en nuestra Provincia y la concomitante complejidad instalada, en este caso, en el funcionamiento operativo del Ministerio de Educación.
Las innovaciones introducidas demandan de sus usuarios compromiso y constancia en el uso, al respecto, el Ingeniero Javier Villalba, integrante del equipo constructor del sistema informático, se refirió al mismo como algo inconcluso que “siempre está en desarrollo y crece orgánicamente; para la mejora continua necesitamos del compromiso de todos al interactuar con este sistema, porque la retroalimentación es lo que posibilita mejorar algo, acortar algún camino y corregir”.
Se hará entrega de un manual de usuario para facilitar la migración de un sistema a otro y posibilitar la plena utilización y optimización del trabajo administrativo.
El equipo constructor del sistema de gestión de documentos del Ministerio de Educación estuvo a cargo del ingeniero Javier Villalba, Daniel Hilaron en programación, Martin Miranda como desarrollador, Ariel Villalba líder de proyectos y el ingeniero Héctor Segovia en las áreas de comunicación, servidores y sistema en Web.
“Creemos y confiamos en nuestra gente y sabemos que tenemos las capacidades suficientes para llevar adelante una gran gestión que transforme la educación jujeña adaptándola a los nuevos tiempos”, expresó al finalizar la presentación la Ministra Calsina.
Asistieron a la presentación la secretaria de Gestión Educativa, Aurora Brajcich; la secretaria de Innovación y Calidad Educativa, Natalia García Goyena; la secretaria de Ciencia y Tecnología, Miriam Serrano; la secretaria de Equidad Educativa, Fernanda Montenovi; la subsecretaría de Coordinación Educativa Alejandra Mollón y la directora de nivel Secundario Silvina Camusso.
